Word tips & trucs (28-1-2010)

 

Vragen beantwoord ik tegen betaling van een uurtarief van € 60,- met een minimum van 1 uur

 

I N H O U D S O P G A V E

 

Word tips & trucs (28-1-2010)

1 Word 2003 en ouder

2 Werkbalken

3 Direct als e-mail

4 Help opvragen

5 Autocorrecties algemeen

6 Zinnen beginnen met een hoofdletter

7 Correctie van dubbele hoofdletters

8 Fragmenten van meerdere regels

9 Automatische opmaak na een opsommingsteken

10 Wijzigingen bijhouden/archiveren

11 Manieren om opmaakcodes zichtbaar te maken

12 Cursor verplaatsen

13 Selectie

14 Opmaak

14.1 Verwijderen tekstopmaak

14.2 Verwijderen alinea-opmaak

14.3 Verwijderen van opmaak met plakken speciaal

14.4 Kwasten van opmaak

14.5 Aanbrengen van opmaak

14.6 De initiaal

14.7 superscript en subscript

15 Tabellen

15.1 Tab toets voor nieuwe rij bij tabel

15.2 Rechts achteraan tabel voor rij invoegen

15.3 Lege regel voor tabel die helemaal bovenaan staat

15.4 Rij van een tabel als veldnamenrij

15.5 Rij van een tabel niet splitsen over twee pagina's

15.6 Formulieren met tabellen

16 Afdrukken

16.1 Meer pagina's op een A4-tje

16.2 Tekst passend maken

17 Koppelingen Excel

17.1 gewoon koppelen

17.2 plakken speciaal

17.3 mail merge met Excel

18 Grote documenten

18.1 Koppen

18.2 Koppen nummeren

18.3 Inhoudsopgave

18.4 Index

 


•  Word 2003 en ouder

Veel van onderstaande tips & trucs hebben betrekking op de versies 2003 en ouder.

•  Werkbalken

Werkbalken lijken soms een eigen leven te leiden: ze verschijnen en verdwijnen ogenschijnlijk naar believen. Hoe kan een werkbalk per ongeluk van zijn plek komen? Twee manieren:

  1. Door dubbel te klikken op een scheiding tussen twee werkbalkknoppen.
  2. Door een werkbalk vast te pakken bij dezelfde scheiding of aan het begin van de werkbalk

 

Beide handelingen resulteren in een verdwaalde werkbalk. En velen kunnen dan net de verleiding weerstaan op het kruisje linksboven op de werkbalk te drukken. En weg is ie!

 

 

Wat hadden we wel moeten doen? Dubbelklikken op de gekleurde balk boven in de werkbalk!

 

Hoe krijgen we zo'n werkbalk weer terug? We klikken met de rechter muisknop op een overgebleven werkbalk en klikken op de werkbalk met de juiste naam. Weten we die niet? Dan zullen we de handeling moeten herhalen tot de juiste verschijnt. De bovenste twee zijn trouwens de standaard werkbalken.

 

Hij zal dan nog steeds niet op zijn originele plek staan. Dus dubbelklikken we op de gekleurde balk.

•  Direct als e-mail

Een bestand is vaak lastig terug te vinden als je je e-mailtje wilt voorzien van een Word bijlage. Is niet altijd nodig. In Word kun je direct aangeven dat je de werkmap als bijlage wilt versturen.

 

 

Ga naar Bestand Þ Verzenden naar Þ E-mail (als bijlage) en je komt direct in je e-mail prgramma terecht.

•  Help opvragen

Heb je je wel eens afgevraagd wat dat vraagteken daar doet, rechtsboven op zo'n venster? Als je daar op klikt, krijgt je cursor binnen dat venster gezelschap van een vraagteken. Klik je dan ergens, dan krijg je informatie over het desbetreffende onderdeel.

 

•  Autocorrecties algemeen

Autocorrecties wordt je meestal door verrast in Word. Typ je in alle onschuld (tm), verschijnt er ™. De letter c tussen haakjes levert het copyright teken © op. En zo zijn er tal van voorbeelden. We vinden dit onder Extra Þ autocorrectie. We krijgen dan het volgende scherm:

 

Alle opties uit de eerste kolom worden normaliter vervangen door wat er achter staat. We kunnen dat voor alles uit zetten of de optie simpelweg wissen.

•  Zinnen beginnen met een hoofdletter

Alles na een punt begint automatisch met een hoofdletter tenzij de lettercombinatie direct voor de punt in de lange lijst met uitzonderingen voorkomt. Maar ook dit kan gelukkig uit.

 

•  Correctie van dubbele hoofdletters

Heel vervelend is de correctie van de dubbele hoofdletters. IJsbrand wordt automatisch Ijsbrand enzovoorts. Dit kunnen wook via de uitzonderingen verhelpen. Als we trouwens na het constateren van een verandering van een woord dat begint met IJ in Ij direct op ongedaan maken klikken, wordt de uitzondering automatisch toegevoegd. En de volgende keer doet ie het niet meer.

•  Fragmenten van meerdere regels

Je kunt aan de autocorrectie ook een fragment tekst bestaande uit meerdere regels toevoegen. Heel handig.

 

•  Typ een fragment, bijv.

 

Met vriendelijke groet,

 

H. de Walle

 

•  Selecteer dit

•  Kies Extra Þ autocorrectie

•  Typ in het vakje ‘vervangen' een passende afkorting

•  En klik op toevoegen

•  Automatische opmaak na een opsommingsteken

Als we bezig zijn met een opsomming en we beginnen na het eerste opsommingsteken met een hoofdletter, dan volgt de rest automatisch. Hoe komt dat? De pijl wijst naar de oorzaak.

 

•  Wijzigingen bijhouden/archiveren

Tekstverwerking bij uitstek, maar nog door weinigen gebruikt. Wat doet deze optie? Ze zorgt ervoor dat alle veranderingen die je in een bestaande tekst aanbrengt gemarkeerd worden. Hoe zet je de optie aan? Via Extra Þ wijzigingen bijhouden Þ wijzigingen markeren kom je in dit venster:

 

 

Daar vink je het bovenste vakje aan. Via Opties kom je in het volgende venster waar je kleuren en markeringen kunt instellen.

 

 

Nadat je in de tekst de nodige veranderingen aangebracht hebt, kun je redacteur gaan spelen door te kiezen voor Extra Þ Wijzigingen bijhouden Þ wijzigingen accepteren of negeren. Je komt dan in het volgende venster.

 

 

 

•  Manieren om opmaakcodes zichtbaar te maken

Word kent allerlei manieren om na te gaan welke opmaak er gebruikt is:

 

•  Gebruik een document dat de nodige opmaak bevat

•  Zet de documentweergave op de normale weergave (knoppen linksonder)

•  Kies Extra Þ Opties Þ Weergave en zet de breedte van het Opmaakgebied op 4 centimeter en klik op OK (als resultaat zien we in de linkermarge een overzicht van de gebruikte alinea-opmaakprofielen)

•  Klik op de knop en vervolgens in één van de alinea's (als resultaat krijgen we een overzicht van de alinea- en teken-opmaakprofielen)

•  Klik op knop en bekijk het resultaat in respectievelijk de normale en de paginaweergave

•  Kies voor Extra Þ Opties Þ Weergave en bekijk en probeer uit wat voor respectievelijk de normale en de paginaweergave wel en niet zichtbaar te maken is

•  Cursor verplaatsen

Dat kan uiteraard met een muisklik. Het toetsenbord bewijst hier evenwel ook handige diensten:

 

CTRL + END springt naar onderaan de tekst

CTRL + HOME springt naar begin tekst

CTRL + Þ verspringt per woord naar links

CTRL + Ü verspringt per woord naar rechts

CTRL + ß verspringt per alinea naar beneden

CTRL + Ý verspringt per alinea naar boven

 

•  Selectie

Iedereen kent de voor de hand liggende methode: linker muisknop indrukken en een forse ruk aan rechter elleboog. We selecteren dan wel maar zelden het gewenste stuk! Kan het handiger? Ja zeker. Hier een aantal manieren:

 

Een keer klikken selecteert een regel als we voor de kantlijn klikken

Drie keer klikken selecteert een alinea; selecteert alles als we voor de kantlijn drie keer klikken

Dubbel klikken selecteert een woord; selecteert een alinea als we voor de kantlijn dubbelklikken

SHIFT + muisklik we selecteren dan precies van de plek waar de cursor staat tot aan de de plek waar we geklikt hebben; het geselecteerde gebied is met dezelfde methode ook kleiner of groter te maken

SHIFT + CTRL + Þ selecteert naar links per woord

SHIFT + CTRL + Ü selecteert naar rechts per woord

SHIFT + CTRL + ß selecteert naar beneden per alinea

SHIFT + CTRL + Ý selecteert naar boven per alinea

SHIFT+CTRL+END selecteert tot aan het einde van het document

 

•  Opmaak

•  Verwijderen tekstopmaak

De snelste manier om alle tekstopmaak (vet, cursief, lettergrootte, lettertype etc.) uit een tekst of een gedeelte van een tekst te verwijderen, gaat ongetwijfeld zo:

 

  • Selecteer de tekst (voor een enkel woord is selecteren niet eens nodig)
  • druk op CTRL en tik op de spatiebalk

 

Alle tekstopmaak is dan weer terug bij af. Iets ingewikkelder: alle tekst heeft weer de standaardopmaak van het sjabloon waarop de tekst gebaseerd is.

•  Verwijderen alinea-opmaak

Bij het vorige onderwerp sluit het verwijderen van alinea-opmaak (koppen, nummering, inspringen etc.) aan. Dat gaat als volgt het snelst.

 

  • selecteer de alinea's (voor een enkele alinea niet eens nodig)
  • druk CTRL + SHIFT en tik op de letter n

•  Verwijderen van opmaak met plakken speciaal

Een alternatieve manier om opmaak te verwijderen loopt via Plakken speciaal:

 

  • selecteer een stuk tekst
  • knip deze
  • kies voor Bewerken Þ Plakken speciaal

 

 

  • en kies voor niet opgemaakte tekst

 

Ook dan is de tekst weer ‘schoon'.

•  Kwasten van opmaak

We kunnen opmaak ook kopiëren. Ook schone opmaak. In dat geval klikken we in een woord dat nog standaard opgemaakt is. Vervolgens klikken we op de knop opmaak kopiëren. Ten slotte klikken we in het woord met de opmaak die we weg willen hebben. En we hebben de standaard opmaak terug.

We kunnen de opmaak ook doorkwasten van een enkel woord naar meerdere woorden. Over die woorden moeten we dan heenkwasten.

 

Uiteraard kunnen we deze opmaakknop ook gebruiken om gewenste opmaak van het eene woord naar het andere te kopiëren!

 

Als je de opmaak naar meerdere stukken tekst wilt kopiëren, kun je dubbelklikken op het icoon. Je kunt dan door blijven kwasten totdat je de knop weer uitzet of op ESC drukt.

•  Aanbrengen van opmaak

Alleen een paar korte opmerkingen. Om een enkel woord op te maken, hoef je dit niet eerst te selecteren. Er met de cursor middenin staan volstaat. Druk daarna bijvoorbeeld maar eens op de .

 

Het zelfde verhaal geldt voor alinea-opmaak. In de alinea staan volstaat. Druk vervolgens maar eens op de knop .

•  De initiaal

We kennen het wel uit oude boeken: de eerste letter die als prachtige hoofdletter als het ware verzonken is in de linker bovenhoek van de alinea. Zoiets kunnen we in Word ook maken.

 

 

•  Typ een alinea met tekst.

•  Kies Opmaak Þ Initiaal en de optie In tekst

•  Kies eventueel een ander lettertype en klik op OK

•  Kies Opmaak, Randen en arcering; kies bij tabblad Randen voor Schaduw; kies bij tabblad Arcering voor Voorgrond de kleur blauw

•  Kies Opmaak, Lettertype; kies daar als tekstkleur rood

 

En zie daar het effect.

•  superscript en subscript

Als je ooit dit soort teksten moet typen, is het handig de volgende procedures te kennen.

 

Een proeve van het gebruik van Super- en Subscript:

 

H 2 O = water: als het zuiver is smaakt het nergens naar.

1 km 2 = 1.000.000 m 2

1 m 3 = 1.000 liter.

Wees voorzichtig met H 2 SO 4 ; het bijt.

Ca 3- en Na 4+ zijn ionen

 

Voor superscript:

  • druk op CTRL SHIFT en tik op + om de cursor omhoog te laten springen
  • Tik vervolgens het gewenste teken
  • druk opnieuw op CTRL SHIFT en tik op + om de cursor weer omlaag te laten springen

 

Voor subscript:

  • druk op CTRL en tik op = om de cursor omlaag te laten springen
  • Tik vervolgens het gewenste teken
  • druk opnieuw op CTRL en tik op = om de cursor weer omhoog te laten springen

•  Tabellen

•  Tab toets voor nieuwe rij bij tabel

Een nieuwe rij wordt automatisch toegevoegd als je in cel rechtsonder op de TAB toets drukt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

druk hier op de tabtoets

 

•  Rechts achteraan tabel voor rij invoegen

Wanneer je ergens halverwege de tabel de cursor rechtsbuiten de tabel plaatst en je drukt op ENTER: een nieuwe rij!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

•  Lege regel voor tabel die helemaal bovenaan staat

Als een tabel helemaal bovenaan staat en we willen er een lege regel voor creëren, gaan we in de cel linksboven staan en drukken op ENTER

 

druk hier op ENTER

 

 

 

 

 

 

 

 

 

•  Rij van een tabel als veldnamenrij

Als je de eerste rij van een tabel op elke pagina wilt laten terugkeren, plaats je de cursor in de tabel en kiest Tabel Þ Eerste rij herhalen.

Naam

Adres

Woomplaats

 

 

 

 

 

 

•  Rij van een tabel niet splitsen over twee pagina's

Als we dat willen, moeten we naar het volgende scherm:

 

 

We komen daar via Tabel Þ Tabeleigenschappen Þ Rij. Daar vinken het vakje bij Opties uit als dat aan staat.

•  Formulieren met tabellen

Professionele ontwerpers gebruiken vaak tabellen om stukken tekst exact te plaatsen. De onderstaande reparatiebon is een voorbeeld.

 

REPARATIEBON

Productnaam:

Klantnummer:

 

 

 

Typenummer

Klantgegevens

Serienummer:

Naam:

Inleverdatum:

Adres:

Klacht:

Woonplaats:

 

Postcode:

 

Telefoonnummer:

 

Overig:

 

 

 

 

Aantal bijgeleverde accessoires

 

•   

•   

•   

•   

•   

•   

Niet in te vullen door cliënt

Verzenddatum:

Type reparatie:

 

Retour ontvangen:

 

Kosten :

Bijzonderheden:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hoe maken we zoiets.

 

  • We beginnen met het aanzetten van de werkbalk Tabellen en Randen via de knop
  • We tekenen met het potlood een rechthoek
  • Binnen deze rechthoek trekken we de benodigde lijnen
  • Overbodige lijnen gummen we uit of maken we onzichtbaar met de optie Geen rand bij lijnen (derde knop vanaf links op de werkbalk Tabellen en randen)
  • Lijnen kunnen we met de laatstgenoemde optie ook van type veranderen; met de knop er rechts van veranderen we de dikte
  • Vervolgens gaan we met het potlood opnieuw over een bepaalde lijn heen en het karakter en de dikte zijn aangepast
  • Kleuren van vakjes brengen we aan met behulp van het verfemmertje
  • Gebruik voor het verticaal uitlijnen van teksten binnen een cel de knop Uitlijnen op de balk Tabellen en randen en de uitlijnknoppen op de Opmaakbalk

 

Doe maar eens een poging!

•  Afdrukken

•  Meer pagina's op een A4-tje

Via Bestand Þ afdrukken komen we bij het volgende scherm:

 

 

Hier kunnen we aangeven dat we tot zestien pagina's op een A4-tje willen afdrukken. Wanneer heeft deze optie zin? Bijvoorbeeld als je snel even een concept tekst wilt afdrukken maar wilt besparen op papier. Of wanneer je twee A5-jes op 1 A4 wilt afdrukken. Je zult dan wel zelf moeten berekenen hoe je de marges moet instellen.

•  Tekst passend maken

Ongetwijfeld wel eens tegen aan gelopen. De tekst is net één regel te lang voor één A4. We kunnen dat snel oplossen:

 

  • ga naar Printvoorbeeld
  • klik op de knop Tekst passend maken

 

Word zal dan de proberen de tekst één pagina in te korten. Let op: in de praktijk betekent dit vaak dat de lettergrootte verkleind wordt.

•  Koppelingen Excel

•  gewoon koppelen

Een gedeelte van een Excel werkblad kan gewoon via kopiëren en plakken naar Word worden overgebracht.

•  plakken speciaal

Een gedeelte van een Excel werkblad kunnen we ook aan Word koppelen. We kopiëren het dan eerst en kiezen vervolgens Bewerken Þ Plakken speciaal:

 

 

Daar kiezen we voor Koppeling plakken en bijvoorbeeld Microsoft Excel-werkblad-object.

•  mail merge met Excel

  • maak in Excel een bestand met drie labels: naam, adres, woonplaats
  • vul daaronder wat gegevens in en sla het bestand op als adres.xls

 

naam

adres

woonplaats

Jan

straat 1

Groningen

Piet

weg 2

Amsterdam

Klaas

laan 3

Rotterdam

 

  • maak in Word een leeg document
  • kies Extra Þ Afdruk samenvoegen

 

 

  • kies voor Standaardbrieven

 

 

  • kies actief venster
  • klik op Gevens ophalen Þ gevensbestand koppelen
  • zoek adres.xls op en koppel dat

 

Het volgende scherm verschijnt dan:

 

 

  • klik op OK

 

We kirjgen dan dit scherm:

 

 

  • klik op de knop
  • voeg aan het Word document de benodigde velden toe via de balk Afdruk samenvoegen (eerste knop)

 

 

  • voeg de brief en het bestand samen naar een nieuw document
  • bekijk het resultaat

•  Grote documenten

•  Koppen

Als je in een tekst te maken krijgt met hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen is het verstandig dasarvoor de beschikbare opmaak profielen te gebruiken, te weten Kop 1, Kop 2 en Kop 3.

 

Als je een hoofdstuktitel getypt hebt, ken je daaraan opmaakprofiel Kop 1 toe:

 

 

De opmaakprofielen kun je kiezen door op de lijstpijl te klikken en de juiste aan te klikken.

•  Koppen nummeren

De gekozen koppen worden niet automatisch genummerd. Hoe krijgen we dat snel voor elkaar? We kiezen Opmaak Þ Opsommingstekens en nummering ... Þ Meerdere niveaus

 

 

Kies vervolgens onder de tweede van links. Alle opmaakprofielen van het type Kop zullen dan opeenvolgend genummerd zijn.

•  Inhoudsopgave

Heb je eenmaal koppen gebruikt om je hoofdstukken etc, mee te markeren, danis het maken van een inhoudsopgave een fluitje van een cent.

 

Ga helemaal aan het begin van het document staan en kies Invoegen Þ Index en inhoudsopgave Þ inhoudsopgave. Het volgende scherm verschijnt dan:

 

 

Als je kort door de bocht wil, kun je gewoon op OK klikken en de inhoudsopgave is daar!

 

Deze wordt trouwens niet automatisch bijgewerkt, als je zaken in het document veranderd hebt. Je doet dat door op de inhoudsopgave te klikken met de rechter muisknop:

 

 

Kies dan voor veld bijwerken:

 

 

En klik In zijn geheel bijwerken aan en klik op OK. De inhoudsopgave is dan weer up to date.

•  Index

In Word is het mogelijk op een betrekkelijk eenvoudige manier een groot document van een trefwoordenregister te voorzien. Ga daarbij als volgt te werk:

 

•  maak een nieuw document en typ daarin onder elkaar de trefwoorden die in het register wilt terugvinden; dat hoeft niet op alfabet

•  open een document met een flink stuk tekst waarin in ieder geval een aantal van die trefworden voorkomen

•  ga naar Invoegen Þ Index en inhoudsopgave

 

 

•  klik daar op de knop Automarkeren ...

•  open het bestand met trefwoorden

 

Alle trefwoorden zullen nu automatisch gemarkeerd worden.

 

•  Ga nu helemaal onderaan de tekst staan

•  Druk op CTRL en tik op ENTER om op een nieuwe pagina te komen

•  Ga nu opnieuw naar Invoegen Þ Index en inhoudsopgave

•  Klik op OK

 

De index zal nu gegenereerd zijn.